Jak napsat firemní cestovní politiku pro moderního zaměstnance

Dnešní tisíciletí jsou zítřejšími obchodními vedoucími a rychle se stávají nejčastějšími obchodními cestujícími na světě. Do roku 2020 budou představovat téměř polovinu celosvětových výdajů na služební cesty a asi 60 procent z nich bude pravděpodobně žít v Asii. Tato věková skupina - lidé narození v letech 1980 až 2000 - bude do roku 2025 tvořit tři čtvrtiny světové pracovní síly.

Pro obchodní manažery a administrátory to vyžaduje posun v cestovních pravidlech jejich společností. Včera má pracovní síla koneckonců jiné cestovní priority než moderní obchodní cestující. Moderní obchodní cestující patří do generace známé svou digitální důvtipností a preferencí zážitku spíše než prestiže.

Proč však musí společnost přizpůsobit svou firemní cestovní politiku tak, aby splňovala očekávání zaměstnanců?

Setkání zaměstnanců na půli cesty má několik výhod:

  • Dodržování. Studie 2 565 obchodních cestujících v Číně, Indii, Indonésii, Japonsku a Singapuru odhalila, že nejméně 35 procent z těch, kteří jsou podrobeni podnikovým cestovním zásadám, je ne vždy dodržují. Přizpůsobení firemní cestovní politiky potřebám zaměstnanců a nabídnutí větší flexibility může zvýšit dodržování předpisů.
  • Spokojenost zaměstnanců. Podle studie WillisTowersWatson mají lidé v Asii ve srovnání se zaměstnavateli v jiných regionech větší potíže s získáváním a udržením talentů. Jedním ze způsobů, jak udržet zaměstnance spokojené, je ukázat, že slyšíte jejich obavy z služební cesty a jste ochotni je řešit - samozřejmě v rozumném případě.
  • Zlepšený výkon. Obchodní cestující zastupují vaši společnost v zahraničí, takže během cesty musí mít co nejlepší výkon. Přiměřená příprava, odpočinek a motivace ovlivňují výkon a produktivitu zaměstnanců během služebních cest. Například obchodní cestující, kteří si mohou vybrat hotel v blízkosti kongresového centra, jim mohou pomoci maximalizovat svůj čas na akci a dokonce se večer setkat s potenciálními klienty, aniž by vyčerpali energii.

Ať už jste součástí malého nebo středního podniku nebo nadnárodní společnosti, existuje šance, že vaše firemní cestovní politika byla vytvořena pro staré obchodní cestující. Je čas se přizpůsobit dnešní pracovní síle a zítřejším vůdcům.

Na druhou stranu jste možná ještě nevytvořili zásadu a nejste si jisti, jak vytvořit zásady firemní cesty pro moderní obchodní cestující.

V každém případě vám následující pokyny pomohou napsat firemní cestovní politiku pro moderního zaměstnance.

Pokyny pro vytvoření moderní firemní cestovní politiky

1. Zhodnoťte stávající postupy vaší firmy na služební cestě.

Jak často posíláte zaměstnance do zahraničí, kolik utratíte za cestu a čeho tyto cesty dosáhnou?

Ještě důležitější je, jaké problémy a stížnosti mají vaši zaměstnanci často, když cestují za prací? Zde je jeden: může být pro vás obtížné sledovat, kde se cestující během cesty nachází. Nebo možná můžete zlepšit koordinaci mezi kanceláří a cestovatelem v případě zpoždění letů. Možná vaše přepravní náklady stále přesahují rozpočet, protože si vždy rezervujete vratné jízdenky, i když pouze malé procento vašich cest bude znovu naplánováno nebo zrušeno.

Chcete-li to zjistit, musíte shromáždit údaje o služební cestě vaší společnosti a identifikovat trendy. Posoudit postupy, které fungují a které ne.

2. Identifikujte obchodní cíle vaší společnosti.

Co se snažíte dosáhnout s každou cestou? Odůvodňují výsledky čas a náklady na cestování?

Když píšete nebo revidujete firemní zásady cestování, ujistěte se, že vám to pomůže dosáhnout cílů vaší společnosti. Je dobré si promluvit se zaměstnanci - zejména s novějšími a mladšími -, aby zjistili, zda chápou větší představu o tom, jak jejich pracovní cesty do společnosti přispívají.

Určete, čeho nejvíce chcete dosáhnout vytvořením politiky. Je například vaší nejvyšší prioritou šetřit peníze? Je to nabídnout zaměstnancům větší flexibilitu, když cestují? Nechte své politiky řídit priority - priority společnosti a cestujících.

3. Určete, jak flexibilní chcete být.

Kolik volného místa dáte zaměstnancům? Můžete jim například dát svobodu výběru letů a ubytování, pokud zůstanou v rámci vašeho rozpočtu. Můžete určit partnerské letecké společnosti a hotely a nechat zaměstnance vybírat mezi nimi.

Mějte na paměti, že asijští obchodní cestující mají dvakrát větší pravděpodobnost, než jejich evropští protějšky, když si zarezervují data cesty, podle McKinseyho. Tento trend se nazývá „volný čas“ nebo rozšiřuje služební cesty pro volný čas. Pokud to povolíte - což byste pravděpodobně měli, pokud píšete zásady firemní cesty pro moderní cestovatele - můžete pomocí této zásady stanovit jasnou hranici mezi oblastí odpovědnosti společnosti a zaměstnance.

4. Alternativní měřidla.

Pokud vaše cestovní praktiky v současné době omezují zaměstnance na hotely, zvažte alternativy, jako je Airbnb. To znamená, že budete muset posoudit výhody a nevýhody používání sdílených služeb. Patří sem cena, pohodlí a zabezpečení.

Pokud máte zaměstnance, kteří dávají přednost využívání sdílených služeb, když cestují za obchodem, zeptejte se jich na jejich zkušenosti - kladné i záporné stránky.

5. Rozhodněte se, jak budete prosazovat zásady.

Budou obchodní cesty řídit externí agentura nebo váš vlastní administrativní tým? Pokud se jedná o první, zkontrolujte, zda máte dostatek rozpočtu, protože externí balíčky správy cest obvykle zvýhodňují velké korporace více než malé a střední podniky. Pokud se jedná o druhé, zjistěte, jak velkou šířku pásma musí váš administrátor nebo tým HR zvládnout aranžovat.

Na druhou stranu, více společností dnes používá digitální nástroje k automatickému prosazování svých zásad - takže můžete zkontrolovat, zda to funguje i pro vás. Obvykle se to provádí nahráním zásad do aplikace nebo systému správy, který také zpracovává rezervace a jiná cestovní opatření a implementuje kontrolu dodržování zásad. Digitální nástroje také dobře fungují pro malé společnosti, které obvykle důvěřují svým zaměstnancům, že si rezervují vlastní lety a ubytování.

Vyzkoušejte také snadnost nebo složitost prosazování zásady. Nedělejte to příliš komplikovaným, pokud chcete, aby se zaměstnanci podřídili.

6. Při psaní a formátování této zásady přemýšlejte o svém publiku.

Nemusí to být pouze textový dokument psaný ve velmi formálním jazyce. Vaším cílem je, aby si zaměstnanci tuto politiku přečetli a porozuměli jí. Kdo chce číst dokument bez mezer a to nezní tak, jako by bylo napsáno pro lidi?

Usnadněte si zapamatování vaší firemní cestovní politiky tím, že ji budete udržovat krátkou a jednoduchou. Pro dosažení nejlepších výsledků používejte jasný, přímý a konkrétní jazyk. V případě potřeby použijte fotografie, diagramy a grafy. Ujistěte se, že podokruhy jsou jasně naformátovány, takže pro zaměstnance bude snadné je v případě potřeby odkazovat.

Až budete postupovat podle výše uvedených pokynů, je čas napsat (nebo revidovat) své zásady.

Co zahrnout do firemní cestovní politiky pro moderní cestovatele

Úvod

  • Jak služební cesty přidávají vaší společnosti hodnotu (např. Přináší X procent obchodů nebo generuje X počet potenciálních zákazníků za rok)
  • Co chcete pomocí nové cestovní politiky dosáhnout (např. Snížit cestovní náklady nebo zvýšit pohodlí během cestování)
  • Co zásady obsahují (uveďte také obsah)

Postupy při rezervaci

Závisí to na tom, zda jsou vaše cestovní podmínky spravovány externě nebo interně, nebo jsou automaticky vynucovány prostřednictvím online platformy.

  • Kdo bude rezervovat letenky a ubytování
  • Poslední období rezervace (např. Nejméně dva týdny před cestou)
    všechny preferované letecké společnosti a hotely

Výdaje

Vysvětlete cestovní rozpočet a postup proplácení. Určete typy výdajů, které mají nárok na vrácení peněz, a typy, které nikoli.

  • Jaké kategorie výdajů jsou nárokovatelné?
  • Jaký je rozpočet na stolování s potenciálními klienty během cesty?
    Měli by si zaměstnanci rezervovat letenky a ubytování pomocí firemní karty nebo vlastní? Pokud jsou vlastní, kdy budou proplaceny?
  • Kdo by měl schválit výdaje? (Ideálně by to měl být jednoduchý proces přiřazený jednomu schvalovateli, jako vedoucí oddělení)

Odpovědnosti

Vysvětlete, co vaše cestovní pojištění dělá a nepokrývá. Dejte obchodním cestujícím vědět, jaké lékařské krytí a pomoc mohou očekávat v případě nemoci nebo nehody. Vysvětlete, co musí udělat v případě nouze.

Vysvětlete, za co společnost, jakož i zaměstnanec, odpovídá za odpovědnost a odpovědnost. To pomůže objasnit potenciální šedé oblasti, zejména v situacích, jako jsou:

  • Když zaměstnanec prodlouží cestu pro volný čas
  • Pokud obchodní cestující zmeškal let vlastní vinou

Podávání zpráv

Jaká je minimální částka, která vyžaduje potvrzení? Potřebují zaměstnanci při návratu odevzdat každý jednotlivý doklad, nebo mohou nahrát své příjmy prostřednictvím aplikace nebo online platformy?

Pokud vytváříte zásady firemní cesty pro moderní cestovatele - tj. Tisíce let - digitální reporting je nejlepší způsob, jak jít. Některé země, například Singapur, dokonce podporují uchovávání zdrojových dokumentů v elektronické podobě.

Zpět na větší obrázek

I když se ponoříte do podrobností cestovních zásad vaší společnosti, nezapomeňte mít na paměti celkový obraz. To zahrnuje vaše zastřešující obchodní cíle a dlouhodobou spokojenost vašich zaměstnanců s prací.

Poznejte své publikum, proveďte svůj výzkum a vytvořte zásady firemní cesty, z nichž mají prospěch obchodní cestující. Koneckonců, šťastný a produktivní obchodní cestující dělá dobrého velvyslance společnosti.

Na omezenou dobu necháváme první uživatele testovat Travelstop zdarma. Pojďte to dát víru a podívejte se, jak úplně změní váš pracovní život.