Jak vypadá pracovní postup manažera služební cesty?

Zjednodušte pracovní postup správy služebních cest pomocí aplikace Travelstop.

Ať už jste cestovní manažer nebo zaměstnanec personálního oddělení pověřený rezervací letů a hotelů a plánováním itinerářů zaměstnanců, řízení obchodních cest týmu se může rychle změnit v chaos.

Existuje tolik věcí, které je třeba sledovat, mimo jiné včetně upřednostňovaných leteckých společností a hotelů, stravování zaměstnanců a klientů, cestovního pojištění, konfliktních plánů, zrušení, stovek e-mailů a textů a vyjednávání s různými poskytovateli.

Nemluvě o tom, že vždy bude křehký vyrovnávací akt, který zajistí, že zaměstnanci zůstanou v bezpečí a pohodlí na cestách a udržují své firemní cestovní náklady na nízké úrovni. Není žádným překvapením, že dnešní cestovní manažeři se často nacházejí napjatí napříč různými povinnostmi.

Samozřejmě, vždy existuje možnost outsourcingu pro společnost spravující cestování (TMC) - něco, co většina velkých nadnárodních společností dělají. TMC však mají také své vlastní problémy: vysoké sazby, které mohou být pro malé a střední podniky neúnosné, problémy se zákaznickým servisem a menší kontrola nad cestovními systémy organizace.

Firemní cestovní řešení pro záchranu

Naštěstí příchod nástrojů pro správu internetu a služebních cest poskytl manažerům podnikových cest širokou škálu řešení, která jim umožňují přesunout jejich pozornost z taktického na strategické. Tyto nástroje uvolňují čas, aby se zaměřily na naléhavější záležitosti a získaly kritičtější práci.

Proč každý obchodní manažer potřebuje pracovní postup

Ale je tu háček. Účinnost řešení pro správu podnikových cest závisí na tom, jak dobře mohou manažeři služebních cest organizovat úkoly a priority. Pokud nemáte základní pracovní postup, který vám umožní být produktivní, použití jakéhokoli řešení pro firemní cestování pravděpodobně zkomplikuje vaši práci namísto zjednodušení.

Jinými slovy, každý manažer služebních cest potřebuje před přijetím jakékoli platformy pro správu cest spolehlivý pracovní postup. Zde je rychlý pohled na to, co potřebujete k rozvoji vlastního pracovního postupu.

Znalost priorit organizace a preferencí zaměstnanců

Když shromažďujete a analyzujete dostatek údajů, nakonec pochopíte, jaké problémy služební cesty musí vaše společnost vyřešit. Odtud je snazší identifikovat priority vaší organizace i preference zaměstnanců. To bude v konečném důsledku záviset mimo jiné na vašich konkrétních otázkách služební cesty, velikosti společnosti a dostupných zdrojích a na množství služebních cest uskutečněných ročně.

Pro organizace
Jako osoba pověřená řízením cestování ve vaší organizaci, víte, čeho se společnost snaží dosáhnout tím, že vysílá zaměstnance na cestu? Pokud ne, promluvte si se svým vedením o kritériích, mezních bodech a cílech, v nichž hraje klíčovou roli řízení služebních cest.

Jednoduše řečeno, z pohledu organizace na řízení služebních cest je třeba pochopit, jak cestování zlepšuje podnikání jako celek. Tyto znalosti vám pomohou přijímat informovaná rozhodnutí o řízení cest.

Pro zaměstnance
Vraťte se ke sběru a analýze dat, ale tentokrát se zaměřte na cestovní návyky a preference zaměstnanců. Kolik zaměstnanců cestuje letadlem a kolik z nich je ochotno létat na nízkonákladovém dopravci? Kolik hotelových pokojů je rezervováno každý rok? Kde zaměstnanci dávají přednost pobytu v častých destinacích? Jak dávají přednost sledování svých cestovních výdajů?

Znalost těchto věcí usnadňuje udržování častých cestujících ve vaší společnosti pohodlných a bezpečných na cestách. Čím šťastnější jsou, když cestují služebně, tím menší je pravděpodobnost, že k vám přijdou za zrušení a stížnosti na poslední chvíli, což znamená méně utratených peněz a méně hlášení o incidentech.

Jak může Travelstop pomoci: Cestovní manažeři, kteří potřebují systém pro konsolidaci a sledování informací o zaměstnancích, mohou pomocí řešení pro správu cest, jako je Travelstop, pamatovat informace o zaměstnancích, jako jsou jména, čísla pasů a osobní preference, a také zviditelnit, kdo je cestování do místa určení, zajištění rychlé komunikace v případě mimořádných událostí a jiných incidentů. To umožňuje manažerům cestovních služeb rezervovat dopravu a hotely pro zaměstnance během několika minut, což šetří čas a přitom stále mají plnou kontrolu nad služebními cestami všech.
Na rozdíl od toho by ruční systém musel mít cestovní manažery, kteří by museli e-mailem nebo textovým zaměstnancům zasílat sem a tam, opravovat je s cestovními agenty pro každou rezervaci a museli ručně zasílat zaměstnancům a agentům podrobnosti o výletech.

Politika nebo systém pro sledování cestovních výdajů

Někteří zaměstnanci vám řeknou, že jsou platní předem za své vlastní pracovní cesty, což se na první pohled může jevit jako výhodné, ale mohou se rychle zmatit. Jako vedoucí obchodní cesty je bezpečnější nastavení zacházet s vším jménem, ​​včetně plateb vašim preferovaným dodavatelům, ať už se jedná o platby předem firemní kreditní kartou nebo s měsíčními fakturami.

Ale mnoho zaměstnanců také touží po flexibilitě na svých cestách. A přiznejme si to, buď nevědí o všech vašich zásadách, nebo pravděpodobně v budoucnu udělají malou chybu. A co když si rezervují let nebo hotel, který je mimo cestovní politiku vaší společnosti?

Jak Travelstop může pomoci: Pomocí nástroje, jako je Travelstop, můžete nastavit cestovní politiku, která automaticky nahlásí letenky nebo rezervace hotelu, které jsou mimo limity platné politiky. Náš nástroj vám umožní nastavit zásady na základě pravidel, jako například:
Předběžná rezervace: Počet dní, kdy si zaměstnanci musí rezervovat své lety a hotely předem
Třída: Můžete si zarezervovat výchozí zaměstnance kabiny nebo hotelu
Rozpočet: Přidělení rozpočtů na rezervace letů a hotelů
Toto nastavení umožňuje zaměstnancům samostatnost provádět rezervace na základě jejich preferencí a účtovat cestovní výdaje společnosti (za předpokladu, že zůstanou v rámci politiky). A z pohledu správy vám nástroj, jako je Travelstop, poskytuje pohodlí vyplácení jedné faktury dodavateli každý měsíc, což vede k lepšímu dodržování předpisů, větším úsporám a dalším poznatkům o údajích z toho, že cestovní údaje vašich zaměstnanců budou mít v jednom balíčku.

Jiné způsoby, jak mohou manažeři cestování používat Travelstop

I když do pracovního postupu manažera služebních cest přichází několik dalších věcí, výše uvedené prvky pravděpodobně tvoří většinu vašeho pracovního vytížení. Až budete mít základy vašeho pracovního postupu dole, můžete se podívat na to, jak lze pomocí platformy pro správu cestování, jako je Travelstop, podpořit vaše procesy:

  • Statistiky založené na datech
  • Viditelnost zaměstnanců v reálném čase
  • Platby jednoho dodavatele
  • Automatické zprávy o výdajích
  • Flexibilní rozpočtování
  • Intuitivní samoobslužné systémy

Pamatujte, že když víte, jaké jsou vaše pracovní postupy, je snazší zjistit, jak nejlépe používat nástroj, jako je Travelstop, a stát se efektivnějším a efektivnějším manažerem cestování.

Původně zveřejněno na blog.travelstop.com 18. ledna 2019.